地方公共団体における物品調達の実態調査
【『自治体DX』業務効率化を叶える一手とは？】
地方公共団体の物品調達担当者、約6割が「帳票の取得や管理」に苦労
「業者への見積依頼」や「業者選定」に手間を実感
〜物品調達の業務効率化に向け、帳票出力機能に期待が集まる〜
地方公共団体向けのデリバリーサービス「スマートガバメント」事業を展開するプラス株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：今泉忠久）は、地方公共団体に勤務する、物品（役務）調達担当者301名を対象に、地方公共団体における物品調達の実態調査を実施しましたので、お知らせいたします。
■調査サマリー
■調査概要
調査概要：地方公共団体における物品調達の実態調査
調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査期間：2023年11月27日〜同年11月29日
有効回答：地方公共団体に勤務する、物品（役務）調達担当者301名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。
■物品調達担当者の約6割が、「帳票の取得や管理が負担」と回答
「Q1.あなたは、物品調達の業務に関連する「帳票」の取得や管理に負担を感じることがありますか。」（n=301）と質問したところ、「とてもある」が17.6%、「ややある」が38.5%という回答となりました。
・とてもある：17.6%
・ややある：38.5%
・あまりない：27.6%
・全くない：6.0%
・わからない/答えられない：10.3%
■帳票の取得・管理に負担を感じる理由、約3割が「デジタル化が進まず効率的な作業が難しい」「依頼から届くまでに時間がかかる」
Q1で「とてもある」「ややある」と回答した方に、「Q2.物品調達の業務に関連する「帳票」の取得や管理に負担を感じる理由を教えてください。（複数回答）」（n=169）と質問したところ、「業者の選定に手間がかかる」が46.7%、「業者への取り寄せ依頼に手間がかかる」が43.2%、「帳票の管理に時間もしくは場所を割かなければならない」が33.7%に次いで、「デジタル化が進まず効率的な作業が難しい」が30.8%、「依頼から届くまでに時間がかかる」が29.0%という回答となりました。
・業者の選定に手間がかかる：46.7%
・業者への取り寄せ依頼に手間がかかる：43.2%
・帳票の管理に時間もしくは場所を割かなければならない：33.7%
・デジタル化が進まず効率的な作業が難しい：30.8%
・依頼から届くまでに時間がかかる：29.0%
・見積書、納品書、請求書の紐付けに手間がかかる：29.0%
・業者によってフォーマットが異なる：24.9%
・紛失してしまう可能性がある：14.8%
・特定のデータを探す際に手間がかかる：9.5%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：2.4%
■「電子データの保存管理が大変」や「帳票が統一されておらず、自動化が困難」などの理由も
Q2で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q3.Q2で回答した以外に、物品調達の業務において、帳票の取得や管理に負担を感じる理由があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=165）と質問したところ、「電子データの保存管理が大変」や「帳票が統一されておらず、自動化が困難である」など100の回答を得ることができました。
＜自由回答・一部抜粋＞
・依頼から見積取得、購入まで、何度も決裁が必要。
・一括管理したい。
・手作業による入力ミス。
・電子データの保存管理が大変。
・紙と電子の両方に書くのが手間。
・帳票が統一されておらず、自動化が困難である。
・時間がかかる。
・インボイスも始まり、保存年限が長いので、管理が難しい。
■帳票の取得・管理で特に手間を感じる業務、第1位「業者への見積依頼」、第2位「業者の選定」
Q1で「とてもある」「ややある」と回答した方に、「Q4.帳票の取得や管理において、特に手間を感じる業務はどのようなことですか。（上位3つまで）」（n=169）と質問したところ、「業者への見積依頼」が56.2%、「業者の選定」が36.7%、「納品書や請求書の取り寄せ」が34.9%という回答となりました。
・業者への見積依頼：56.2%
・業者の選定：36.7%
・納品書や請求書の取り寄せ：34.9%
・記載内容の確認：32.0%
・社内での確認や承認のための回覧：27.8%
・見積書、納品書、請求書の紐付け：24.9%
・ファイリングや保管場所の確保：18.3%
・特定のデータを検索する：5.9%
・紛失の際の再取り寄せ：4.7%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：2.4%
■取得・管理に苦労している帳票、「見積書」が69.8%で最多
Q1で「とてもある」「ややある」と回答した方に、「Q5.取得や管理に苦労している帳票の種類を具体的に教えてください。（複数回答）」（n=169）と質問したところ、「見積書」が69.8%、「請求書」が50.3%、「納品書」が33.1%という回答となりました。
・見積書：69.8%
・請求書：50.3%
・納品書：33.1%
・領収書：21.3%
・発注書：18.9%
・発注請書：13.6%
・レシート：5.9%
・入出庫伝票：4.7%
・返品伝票：1.2%
・その他：1.2%
ー請書
・特にない：2.4%
・わからない/答えられない：3.0%
■53.1%が、業務効率化に繋がる機能を備えた「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」を活用したいと回答
「Q6.あなたは、物品の調達において、自治体の業務効率化に繋がる機能を備えた「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」を活用したいと思いますか。」（n=301）と質問したところ、「非常にそう思う」が14.6%、「ややそう思う」が38.5%という回答となりました。
・非常にそう思う：14.6%
・ややそう思う：38.5%
・あまりそう思わない：18.9%
・全くそう思わない：7.6%
・わからない/答えられない：20.3%
■「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」に望む機能、約6割が「登録業者への発注が手間なくできる」「見積書・納品書・請求書などの帳票をWebから出力し保存できる」
Q6で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q7.あなたは、自治体の物品調達業務の負担を軽減させることのできる「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」にどのような機能を望みますか。（複数回答）」（n=160）と質問したところ、「登録業者への発注が手間なくできる」が58.1%、「見積書・納品書・請求書などの帳票をWebから出力し保存できる」が56.2%、「地方公共団体で使用頻度の高いオフィス用品が厳選されている」が48.8%という回答となりました。
・登録業者への発注が手間なくできる：58.1%
・見積書・納品書・請求書などの帳票をWebから出力し保存できる：56.2%
・地方公共団体で使用頻度の高いオフィス用品が厳選されている：48.8%
・注文から納品までが早い：38.8%
・品揃えが豊富で必要な商品が揃っている：37.5%
・カスタマーセンターのサポートがある：24.4%
・Web（デジタルカタログ）/紙のカタログと用途に応じた使い分けができる：21.9%
・環境に配慮した商品を選べる：16.9%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：1.2%
■「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」を活用したいと思わない理由、約4割が「現在の調達方法に慣れているから」と回答
Q6で「あまりそう思わない」「全くそう思わない」と回答した方に、「Q8.物品の調達において、自治体の業務効率化に繋がる機能を備えた「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」を活用したいと思わない理由を教えてください。（複数回答）」（n=80）と質問したところ、「現在の調達方法に慣れているから」が38.8%、「現在の方法から変更する必要性を感じないから」が30.0%、「新しいサービスを導入するまでのプロセスが多いから」が23.8%という回答となりました。
・現在の調達方法に慣れているから：38.8%
・現在の方法から変更する必要性を感じないから：30.0%
・新しいサービスを導入するまでのプロセスが多いから：23.8%
・独自の細かいニーズに対応できるか心配だから：17.5%
・一部スタッフからの理解が得られないと思うから：8.8%
・その他：2.5%
ー新たな費用が生ずるから
ー地元業者が参入できるかどうか分からないから
・わからない/答えられない：8.8%
■地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービスで「帳票出力機能」が利用できる場合、81.1%が「複数の登録業者への見積依頼がWebから同時にできる機能」を要望
Q7で「見積書・納品書・請求書などの帳票をWebから出力し保存できる」と回答した方に、「Q9.地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービスにおいて、「帳票出力機能」が利用できる場合、具体的にどのような機能があれば、使いやすいと感じますか。（複数回答）」（n=90）と質問したところ、「複数の登録業者への見積依頼がWebから同時にできる」が81.1%、「見積書が好きなタイミングでダウンロードできる」が61.1%、「登録業者への見積依頼（価格交渉など）がWebで簡単にできる」が55.6%という回答となりました。
・複数の登録業者への見積依頼がWebから同時にできる：81.1%
・見積書が好きなタイミングでダウンロードできる：61.1%
・登録業者への見積依頼（価格交渉など）がWebで簡単にできる：55.6%
・請求書が好きなタイミングでダウンロードできる：54.4%
・納品書が好きなタイミングでダウンロードできる：42.2%
・帳票への自由入力欄があり自治体の指定内容が記載できる：35.6%
・出力される帳票に登録業者の印影（社印や実印）が表示される：27.8%
・その他：4.4%
ー見積書等の日付を空欄で出せたら最高です
ー当市の会計システムと接続し、会計登録まで出来たら嬉しい
・わからない/答えられない：0.0%
■まとめ
今回は、地方公共団体に勤務する、物品（役務）調達担当者301名を対象に、地方公共団体における物品調達の実態調査を実施しました。
まず、地方公共団体の物品調達担当者の約6割が、「帳票の取得や管理」に負担を感じており、その理由について、約半数が「業者の選定に手間がかかる」と回答しました。帳票の取得・管理で特に手間を感じる業務に関しては、第1位「業者への見積依頼」（56.2%）、第2位「業者の選定」（36.7%）という結果が出ています。また、53.1%が、物品調達において、業務効率化に繋がる機能を備えた「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」を活用したいと回答し、そのうち約6割が、このサービスに対して「登録業者への発注が手間なくできる機能」「見積書・納品書・請求書などの帳票をWebから出力し保存できる機能」を望んでいることが分かりました。一方で、「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」を活用したいと思わない方の約4割が、その理由として「現在の調達方法に慣れているから」を挙げました。最後に、地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービスで「帳票出力機能」が利用できる場合にどんな機能を求めるか聞いたところ、81.1%が「複数の登録業者への見積依頼がWebから同時にできる機能」と回答しました。
今回の調査では、地方公共団体の物品調達担当者が、帳票の取得・管理に苦労している実態が明らかになりました。業務の負担軽減に繋がる「地方公共団体向けオフィス用品デリバリーサービス」への期待は大きいようです。年度末の繁忙期が迫る中、地方公共団体向けに特化したデリバリーサービスを利用することで、業務の効率化が実現できるのではないでしょうか。
■地方公共団体向けデリバリーサービス「スマートガバメント」について
「スマートガバメント」は、全国の地方公共団体を対象に日々の物品調達・管理に要する労力を軽減し、業務の効率化に貢献するデリバリーサービス事業です。
地方公共団体の定番商品を厳選しシーン別にご提案するカタログには実際のご購入価格を掲載しているほか、地元販売店を通してのご利用申し込みと請求、スマートガバメントの担当営業によるヒューマンサポートで皆様のお悩みやお困りごとの解決をお手伝いします。
さらに、スマートガバメントWebでは商品検索、在庫・納期の確認だけでなく、見積書・納品書・請求書のPDF発行や、Web上で地元の登録販売店へ見積依頼ができるなど地方公共団体に特化した便利な機能もご利用いただけます。
▼詳しくはこちら
https://www.smartoffice.jp/info/lp/service/smartgovernment_about/
＜本件に関するお問合わせ先＞
（報道関係）
プラス株式会社 コーポレート本部 広報・宣伝室 藤原
〒105-0001 港区虎ノ門4-1-28 虎ノ門タワーズオフィス12F
Tel.03-5860-7012 Fax.03-5860-7070
（お客様）
smartofficeカスタマーデスク
受付時間：9:00～17:30（日曜、祝日、年末年始は除く）
Tel.0120-956-707